ESI – Early Supplier Involvement julkisissa hankinnoissa: Miksi Pöytäkirjavahdin rooli on ratkaiseva – miten se eroaa perinteisestä hankintavahdista?

ESI – Varhainen toimittajan osallistuminen

Kuuletko julkisesta hankinnasta vasta kilpailutusvaiheessa? 

Jos kuulet julkisesta hankinnasta vasta kilpailutusvaiheessa, se voi todellakin tarkoittaa, että olet askeleen jäljessä niistä kilpailijoista, jotka ovat käyttäneet varhaista markkinaosallistumista ja ESI-prosessia hyväkseen. Varhainen toimittajan osallistuminen (Early Supplier Involvement, ESI) tarjoaa yrityksille mahdollisuuden valmistautua vastaamaan julkisen sektorin organisaation vaatimuksiin, resurssien valmisteluun osallistumista varten ja vaikuttamaan tarpeeseen ja ratkaisuun paremmin oman organisaation vaatimusten mukaisesti. Varhainen osallistuminen tarjoaa mahdollisuuden vaikuttaa hankintaprosessin määrittelyihin ja varmistaa, että oma tarjous on kilpailukykyinen heti alusta alkaen. Varhainen tieto tulevista hankinnoista ei ainoastaan paranna kilpailuasemaa, vaan myös kannustaa innovaatioon. Tämä voi auttaa yritystä kehittämään juuri niitä ratkaisuja, joita julkinen sektori tarvitsee, ennen kuin kilpailutus virallisesti avataan.

Olitko mukana markkinavuoropuhelussa? 

Jos et ollut, et todennäköisesti ole kovin vahvoilla tulevassa kilpailutuksessa. Markkinavuoropuhelu on tyypillinen vaihe hankintaprosessissa julkisella sektorilla. Markkinavuoropuhelu on avoin keskustelu, jossa hankintayksikkö esim. kunta tai hyvinvointialue kutsuu toimittajia mukaan keskustelemaan hankinnan sisällöstä. Tämän vuoropuhelun tavoitteena on varmistaa, että hankintayksiköillä on realistinen käsitys markkinoiden tarjonnasta, innovaatioista ja teknologisista ratkaisuista, mikä puolestaan auttaa heitä määrittelemään hankintansa tarkemmin ja realistisemmin.

Markkinavuoropuhelun merkitys on valtava tarjoaville yritykselle. Osallistumalla aktiivisesti markkinavuoropuheluun, toimittajat voivat vaikuttaa hankinnan suunnitteluun ja määrittelyyn, mikä mahdollistaa paremmin räätälöityjen ja kilpailukykyisten tarjousten tekemisen. Lisäksi, varhainen vuorovaikutus hankintayksiköiden kanssa voi auttaa rakentamaan luottamusta ja ymmärrystä molempien osapuolten välille. Markkinavuoropuhelu tarjoaa myös mahdollisuuden verkostoitua muiden alan toimijoiden kanssa ja saada tietoa tulevista hankintatrendeistä ja -vaatimuksista.

Pöytäkirja- ja hankintavahdin rooli ESI-prosessissa

Mitä käytännön eroa hankintavahdilla ja pöytäkirjavahdilla sitten on?

Lyhyesti sanottuna: Hankintavahti seuraa julkisen sektorin ilmoittamia hankintailmoituksia (HILMA) ja pöytäkirjavahti seuraa tarpeeseen liittyvää varhaisen vaiheen päätöksentekoa (kaupunkien, kuntien ja hyvinvointialueiden toimielinten päätöspöytäkirjat).

Kuten kaikki hankintaprosessit, julkisen puolen hankintapäätökset lähtevät aina liikkeelle tarpeesta. Klassisesti ajatellen, myyjän tulisi olla hereillä jo tarpeen muodostumisen hetkellä. Julkisella sektorilla tarpeen ja tilauksen (ja kilpailutuksen, eli HILMA-hankintailmoituksen) välillä on kuitenkin erityisen pitkä aika verrattuna esimerkiksi muuhun B2B kaupankäyntiin. Karrikoiden voidaan sanoa, että julkisen sektorin (B2Ps) hankintaprosessi kestää vuosia ja yritysten välinen (B2B) hankintaprosessi kestää kuukausia. Julkisen sektorin hankintaprosessin kestoon on kuitenkin monta hyvää syytä, kuten markkinatutkimus, kilpailutusvelvoite, byrokratia, poliittinen päätöksenteko, valitusajat, lainvoimaisuus ja virkamiesten valmisteluaika. 

Mikä sitten on pöytäkirjavahti?

Pöytäkirjavahti seuraa yllä mainittua julkisen sektorin päätöksenteon pitkää prosessia. Se on erinomainen keino yrityksille päästä julkisen sektorin tarpeeseen kiinni jo varhaisessa vaiheessa, siis jopa vuosia ennen itse hankintailmoitusta.

Tässä yksinkertaistettu esimerkki eräästä kunnasta. Erään kunnan vammaisneuvosto jättää kuntalaispalautteen kautta kunnanhallitukselle muistion keskusta-alueen esteettömyysongelmista. Ongelmasta keskustellaan kunnanhallituksessa, josta asia jatkuu aloitteena virkamieskäsittelyyn. Virkamiesvalmistelu etenee selvityksen kautta talousarvioesitykseen seuraavan vuoden investointeihin. Kuluu vuosi ja määrärahat saadaan suunniteltua mukaan sitä seuraavalle vuodelle. Alkaa kilpailutusprosessi, jolla on oma kestonsa. 

Tässä vaiheessa on tarpeesta kilpailutukseen kulunut jo reilusti yli vuosi. Vuosi, jonka aikana esteettömyysmuutoksia tekevä kunnossapidon yritys olisi voinut kertoa kunnan virkamiehille ja asiantuntijoille, kuinka tämä asia kannattaa ratkaista, mitä erinomaisia vaihtoehtoja löytyy,  mikä on budjetin suuruusluokka, varmistaa osallistuminen markkinavuoropuheluun ja oma asema kaupanteossa hankinnan hetkellä.

Jos saisit kuulla tarpeesta jo 12-24kk ennen kilpailutusta, mitä tekisit? 

Kun yritys saa tietää mahdollisesta hankinnasta hyvissä ajoin, se antaa sille strategisen edun. Aktiivinen valmistautuminen ja proaktiivinen lähestyminen mahdollistavat yrityksen erottumisen kilpailijoista ja luovat vahvan perustan menestyksekkäälle tarjoukselle. Tässä muutama tärppi:

• Kontaktointi, markkinatutkimus ja tarpeen ymmärtäminen: Hyödyntäkää tämä aika ymmärtääksenne tarve perusteellisesti. Tässä on paikka luoda ensimmäinen kontakti ja kysyä tilanteesta tarkemmin.
• Tuotekehitys ja innovaatiot: Jos huomaatte, että palveluissanne tai tuotteissanne on kehitettävää vastaamaan tulevan kilpailutuksen vaatimuksiin, käyttäkää aikaa tuotekehitykseen. Innovatiiviset ratkaisut voivat erottaa teidät kilpailijoista. Vuodessa-parissa ehtii jopa kehittämään palvelun tai tuotteen, jos sitä ei lähtökohtaisesti juuri sellaisenaan ole. 
• Suhteiden rakentaminen ja verkostoituminen: Aloittakaa suhteiden rakentaminen kunnan päättäjiin ja vaikuttajiin. Osallistuminen ja kutsuminen alan tapahtumiin, seminaareihin ja workshoppeihin, joissa mahdolliset asiakkaat ovat läsnä, voi olla hyödyllistä.
• Referenssien ja case-esimerkkien kehittäminen: Kerätkää ja dokumentoikaa onnistuneita toteutuksianne ja asiakastarinoitanne, jotka osoittavat kykynne toimittaa vastaavanlaisia palveluita. Vahvat referenssit voivat vahvistaa tarjouksenne uskottavuutta.
• Valmistautuminen: Varmistakaa, että myyjillänne ja tarjouksia laativalla tiimillänne on tarvittavat tiedot ja osaaminen vastaamaan tulevan kilpailutuksen vaatimuksiin.

Optimoi ESI-prosessisi Pöytäkirja-ja hankintavahtipalvelulla

Pöytäkirja- ja hankintavahtipalvelu tarjoaa yrityksille ainutlaatuisen strategisen edun, mahdollistaen syvällisen näkemyksen julkisen sektorin päätöksentekoon ja tuleviin hankintamahdollisuuksiin. Tämä palvelu on suunniteltu erityisesti ennakoivaan seurantaan, käyttäen avainsanoja, jotka on valikoitu vastaamaan liiketoimintasi erityistarpeita. Me varmistamme, että saat ajantasaiset ilmoitukset ja liidit suoraan käyttöösi, mikä mahdollistaa välittömän ja täsmällisen reagoinnin tuleviin hankintamahdollisuuksiin. Tämä ei ainoastaan nopeuta reagointikykyäsi, vaan myös avaa ovet markkinavuoropuheluun ja suhteiden rakentamiseen julkisen sektorin päättäjien kanssa jo ennen hankintaprosessin alkua.

Pöytäkirja- ja hankintavahtipalvelun avulla voit siirtyä reaktiivisesta toiminnasta proaktiiviseen strategiaan, mikä on elintärkeää menestyksellesi julkisen sektorin markkinoilla. Tämä palvelu on suunniteltu tukemaan Early Supplier Involvement (ESI) -prosessiasi, antaen sinulle mahdollisuuden vaikuttaa hankintapäätöksiin jo niiden alkuvaiheessa ja varmistaa, että tarjouksesi on kilpailukykyinen heti alusta alkaen.

Ota yhteyttä tänään, niin keskustellaan siitä, kuinka voimme yhdessä tehostaa ESI-prosessiasi pöytäkirja- ja hankintavahtipalvelumme avulla. Tavoitteenamme on varmistaa, että hyödynnät jokaisen mahdollisen hankintamahdollisuuden, pysyen aina askeleen edellä kilpailijoitasi.

Lue lisää: Pöytäkirja-ja hankintavahdista