Tunnista julkisen sektorin liidit pöytäkirjoista: Hyödynnä 4 erilaista tyyppiä.

Tunnistatko liidin pöytäkirjasta?

”Asian käytännön toteuttaminen edellyttää, että löytyy asiasta kiinnostunut yritys.” -Erään kunnan kiinteistöpäällikkö päätöksessään. 

Liidejä ei kuitenkaan aina ole ilmaistu aivan näin suoraan. Toisaalta kuntien ja hyvinvointialueiden pöytäkirjat ovat täynnä tuhansia liidejä eri toimialojen yrityksille. Tähän blogikirjoitukseen on koottu muutama esimerkki erityyppisistä liideistä. Kaikki esimerkit on koottu oikeista päätöksistä muutaman kuukauden sisällä.   

1. Proaktiivinen palveluliidi 

Yrityksille, jotka ovat valmiita ottamaan aktiivisen roolin ja lähestymään potentiaalisia asiakkaita ennen virallisen hankintaprosessin alkua. Tämä liidi korostaa proaktiivisuuden merkitystä ja mahdollisuutta saada etulyöntiasema tarjoamalla ratkaisuja jo ennen kilpailutusta. 

Alla on hyvä esimerkki, jonka yksittäisen työn hankinnan arvo ei välttämättä edes ylitä kilpailutuksen 60 000 euron rajaa. Nyt proaktiivinen ulkoliikuntapaikkojen ja -palveluiden muutostöitä tarjoava yritys olisi vahvoilla, jos olisi yhteydessä liikuntapäällikköön, joka päätöksen on valmistellut.  

Esimerkki: Valtuustoaloite rullakiekkokaukalosta Kaarinassa, Tekninen lautakunta 23.1.2024. Investoinnille on varattu 150 000 euroa vuodelle 2025. Summalla varmistetaan alustan kunto ja mahdollistetaan kaukalon ja tarvittaessa myös sen sisäpuolelle asennettavan alustan hankinta.

2. Markkina-analyysiliidi 

Tämä liidi kohdistuu yrityksiin, jotka etsivät niitä ns. rivien välistä. Näissä liideissä korostuu tarve seurata aktiivisesti pöytäkirjoja ja muita julkisia asiakirjoja mahdollisuuksien tunnistamiseksi tarjota palveluita, jotka eivät välttämättä päädy kilpailutukseen tai edes hankintaan ilman täsmätarjontaa. Tällainen on hyvä liidi niin kiinteistöjen arvoa määritteleville yrityksille, kuin myös kiinteistöjen kauppapaikoille.  

Esimerkki: Maankäyttöinsinöörin esitys, Kaupunkikehityslautakunta 15.11.2023: Kaupungin omaisuuden avoin myynti. Kiinteistöjen hinnoittelussa tasapuolisuus otetaan huomioon siten, että selvitämme aina kohteen markkina-arvon. Tutkimme alueen vertailukelpoiset kaupat sekä pyydämme tarvittaessa Kuntalain §130 mukaisesti ulkopuolisen hinta-arvion. 

3. Kehitys- ja innovointiliidi

Soveltuu yrityksille, jotka keskittyvät uusien palveluiden tai tuotteiden kehittämiseen vastatakseen julkisen sektorin tunnistettuihin tarpeisiin. Tämä liidi korostaa mahdollisuutta olla etunenässä tarjoamassa innovatiivisia ratkaisuja, joita ei ole vielä määritelty tai jotka ovat keskustelun alkuvaiheessa. Tämän tyyppiset avaukset antavat yrityksille helpon mahdollisuuden tarjota omia palveluitaan kunnalle tai kaupungille. Tarve on valmiiksi pitkälle keskusteltu, ja sillä on myös poliittinen kannatus.  

Esimerkki: Kiinteistöpäällikkö: tavarasäilytyksen kehittäminen keskustassa. Virkamiesten ja valtuuston välillä on keskusteltu matkatavarasäilytyksen järjestämisestä linja-autoaseman yhteydessä. Keskustelu päättyy toteamukseen ”Matkatavarasäilytyksen käytännön toteutuminen edellyttää vielä, että löytyy asiasta kiinnostunut yritys”.

4. Varhaisen osallistumisen liidi 

Tarkoitettu yrityksille, jotka hyötyvät varhaisesta osallistumisesta hankintaprosessiin, mahdollistaen syvemmän ymmärryksen tarpeista ja vaatimuksista. Varhainen toimittajan osallistuminen – ESI (Early Supplier Involvement) tarjoaa yrityksille mahdollisuuden valmistautua vastaamaan julkisen sektorin organisaation vaatimuksiin, resurssien valmisteluun osallistumista varten ja vaikuttamaan tarpeeseen ja ratkaisuun paremmin oman organisaation vaatimusten mukaisesti.  Tämä liidi keskittyy etulyöntiaseman saavuttamiseen vaikuttamalla hankinnan määrittelyihin ja varmistamalla, että yrityksen tarjous on kilpailukykyinen heti alusta alkaen. 

Esimerkki: Tekninen johtaja: Elinympäristölautakunta merkitsee Keskuskoulun kiinteistönhoidon järjestämisen vertailun tiedokseen ja päättää kilpailuttaa Keskuskoulun kiinteistönhoidon 2+1 vuoden pituisella sopimuskaudella. 

Julkisen sektorin liidien hyödyntäminen yrityksissä

Kun olemme käyneet läpi erilaisia liidityyppejä ja esimerkkejä, joita kuntien ja hyvinvointialueiden pöytäkirjat tarjoavat, on tärkeää pohtia, miten yritykset voivat parhaiten hyödyntää näitä mahdollisuuksia. Tunnistaminen vaatii usein syvällistä ymmärrystä siitä, miten julkinen sektori toimii, sekä kykyä lukea ”rivien välistä” ja nähdä mahdollisuuksia, jotka eivät aina ilmene suoraan. 

Julkisen sektorin tarpeiden ja hankkeiden monimuotoisuus tarjoaa laajan kirjon mahdollisuuksia yrityksille monilla toimialoilla. Olennaista on pysyä ajan tasalla ja olla valmis reagoimaan nopeasti, kun potentiaalinen liidi ilmaantuu. Tämä edellyttää aktiivista pöytäkirjojen ja muun relevantin tiedon seuraamista, verkostoitumista päättäjien kanssa ja kykyä tarjota kohdennettuja, innovatiivisia ratkaisuja, jotka vastaavat julkisen sektorin tarpeita. 

Yritysten kannattaa myös muistaa, että julkisen sektorin hankinnat voivat tarjota pitkäaikaisia kumppanuuksia ja toimia porttina laajempiin markkinoihin. Siksi on tärkeää lähestyä jokaista liidiä strategisesti, miettien, miten oma tarjonta voi parhaiten palvella kohdeasiakkaan tarpeita ja miten se voi erottua kilpailijoista. 

Lopuksi, julkisen sektorin tarjoamat liidit ovat arvokkaita mahdollisuuksia, jotka vaativat kuitenkin aktiivista osallistumista ja pitkäjänteistä sitoutumista. Seuraamalla aktiivisesti kuntien ja hyvinvointialueiden päätöksentekoa, yritykset voivat löytää merkittäviä liiketoimintamahdollisuuksia ja rakentaa kestäviä suhteita julkisen sektorin kanssa. Näin ollen pöytäkirjojen selaaminen voi avata ovia uusille, innovatiivisille hankkeille, jotka edistävät sekä yrityksien kasvua että yhteiskunnan hyvinvointia. 

Tutustu Datagorillan ainutlaatuiseen Pöytäkirjavahti-palveluun: https://datagorilla.fi/hankintavahti/