Miten markkinavuoropuhelu auttaa myyjää menestymään julkisissa hankinnoissa?

Me Datagorillalla olemme huomanneet, että myyjillä on usein sellainen käsitys, ettei myyntityötä julkisen sektorin suuntaan voi tehdä, koska hankintalaki estää sen. Tämän seurauksena monet myyjät jättävät hyödyntämättä tärkeitä myyntivaiheita jäädessään odottamaan suoria tarjouspyyntöjä tai, että hankintailmoitus ilmestyy HILMAAN.

Julkisen sektorin hankintaprosessit sisältävät kuitenkin useita myynnille tärkeitä vaiheita, kuten markkinavuoropuhelun, joka antaa myyjälle mahdollisuuden osallistua hankintayksikön järjestämään hankittavien tavaroiden tai palveluiden kartoitukseen. Osallistumalla markkinavuoropuheluihin myyjä voi varmistaa, että edustamansa yrityksen tarjoamat ratkaisuehdotukset tunnistetaan hankintaa suunnitellessa ja, että ne vastaavat hankintayksikön tarpeita.

Tässä blogissa käymme läpi markkinavuoropuhelun merkityksen sekä syitä, miksi ja miten myyjän kannattaa ottaa se osaksi proaktiivista myyntitapaa julkisella sektorilla.

Mikä on markkinavuoropuhelu ja sen merkitys julkisissa hankinnoissa?

Markkinavuoropuhelu on hankintayksikön ja yritysten myyjien välinen keskustelu ennen kilpailutuksen käynnistämistä. Sen tavoitteena on auttaa hankintayksikköä ymmärtämään markkinoiden tarjontaa ja varmistaa, että tuleva hankinta on toteutettavissa järkevästi. Samalla se antaa myyjälle mahdollisuuden tuoda esiin ratkaisujaan, vaikuttaa hankinnan suunnitteluun ja valmistautua itse tulevaan kilpailutukseen paremmin. Tarjouspyyntöä laatiessasi hankintayksikkö ottaa huomioon markkinavuoropuheluissa saamansa vastaukset ja muokkaa sen vaatimuksia, ehtoja ja muita osia niiden perusteella.

Markkinavuoropuhelu on laillinen ja suositeltava toimintatapa, jota säätelee julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettu laki (1397/2016). Vuoropuhelu tarjoaa yritykselle mahdollisuuden vaikuttaa hankinnan sisältöön ja ehtoihin reilusti ja avoimesti. Hankintayksikön on varmistettava kilpailun tasapuolisuus ja kaikki keskustelut on dokumentoitava läpinäkyvyyden takaamiseksi, mutta sinä myyjänä voit luottavaisin mielin ottaa osaa markkinavuoropuheluihin ja hyödyntää sitä yrityksesi edun mukaisesti!

Miksi julkiset organisaatiot järjestävät markkinavuoropuheluita?

Julkisen sektorin organisaatiot järjestävät markkinavuoropuheluita, sillä ne tarjoavat hankintayksiköille useita etuja, kuten:

• • Hankintayksiköt saavat mahdollisuuden kasvattaa tietämystään markkinoilla tarjolla olevista ratkaisuista.

• • Hankintayksiköt saavat tilaisuuden esittää omia ajatuksiaan hankintaa koskevista tavoitteista.

• • Hankintayksikkö pystyy viestimään laajemmin toiminnastaan.

• • Hankintayksikkö voi välttyä epätarkoitustenmukaisilta ja tarjoajia karsivita vaatimuksilta tai vertailuperusteiden asettamiselta.

• • Hankintayksikkö voi löytää uusia potentiaalisia tarjoajia ja ratkaisuja.

• Hankintayksikkö voi saada entistä parempia ja vertailukelpoisempia tarjouksia.

Miksi myyjän kannattaa osallistua markkinavuoropuheluihin?

Markkinavuoropuhelu ei ole pelkästään hankintayksiköiden hyödyksi. Se on myös tehokas tapa myyjälle rakentaa luottamusta ja kasvattaa yrityksen näkyvyyttä hankintayksiköiden keskuudessa. Vuoropuheluissa voit tuoda esiin ratkaisuja, joita hankintayksikkö ei ole vielä huomioinut ja varmistaa, että tarjouspyynnössä ei ole epärealistisia tai tarpeettoman rajoittavia ehtoja. Lisäksi saat mahdollisuuden nostaa esiin hankinnan mahdollisia riskejä ja ehdottaa keinoja niiden hallintaan. Näillä tavoilla voit avoimesti ja reilusti vaikuttaa tarjouksen sisältöön sekä välttää tilanteet, joissa kilpailutuksen ehtojen vuoksi tarjouskilpailuun osallistuminen ei ole yrityksellesi kannattavaa.

Markkinavuoropuhelut vahvistavat myös myyjän omaa valmistautumistasi tuleviin tarjouskilpailuihin. Pääset varautumaan tuleviin kilpailutuksiin hyvissä ajoin ja voit suunnitella resursseja tehokkaammin. Saat mahdollisuuden rakentaa kumppanuuksia ja konsortioita etukäteen. Ymmärrät hankintayksikön tarpeet syvällisemmin ja voit räätälöidä tarjouksesi vastaamaan niitä. Markkinavuoropuhelun jälkeen sinun kannattaa tarkistella hankintayksiköltä saamiasi tietoa ja hyödyntää niitä tarjouksesi valmistelussa.

Ota siis rohkeasti osaa keskusteluihin ja varmista, että palvelusi ja tuotteesi ovat hankintayksiköiden tiedossa jo ennen kilpailutuksen alkamista. Näin varmistat, että yritykselläsi on mahdollisuus osallistua ja menestyä kilpailutuksessa.

Miten myyjä voi valmistautua ja osallistua markkinavuoropuheluihin?

1. • Seuraa ja vastaa tietopyyntöihin. Nämä usein edeltävät markkinavuoropuhelua. Tietopyyntöihin vastaaminen ei sido yritystä osallistumaan myöhempään kilpailutukseen, mutta se voi antaa etulyöntiaseman, kun hankintayksikkö hahmottelee tarjouspyynnön ehtoja.

1. • Seuraa investointi- ja hankintasuunnitelmia, jotka kertovat suoraan tulevista hankinnoista. Suunnitelmat antavat sinulle varhaisen vaiheen tiedon tulevista hankinnoista ja auttavat sinua pysymään perässä hankintaprosessien etenemisestä, kuten järjestettävistä markkinavuoropuheluista.

1. • Seuraa muita hankintaan liittyviä pöytäkirjoja ja esityslistoja aktiivisesti: Pöytäkirjoista ja esityslistoista voit tunnistaa hankintayksikön haasteet ja tarpeet, jotta saat paremman käsityksen tulevasta hankinnasta. Tätä tietoa sinun kannattaa hyödyntää esityksesi valmistelussa ja myöhemmin tarjouksesi laadinnassa.

1. • Suunnittele miten voit esitellä ratkaisusi selkeästi ja vakuuttavasti. Valmistele konkreettisia esimerkkejä ja ehdotuksia, jotka voivat auttaa hankintayksikköä määrittämään hankinnan sisältöä.

• Ilmoittaudu ja osallistu keskusteluihin. Markkinavuoropuhelu voi tapahtua monin eri tavoin, kuten kyselyiden, tapaamisten tai työpajojen kautta. Keskity olemaan aktiivinen keskustelija, kysy tarkentavia kysymyksiä kartoittaaksesi vielä puuttuvia tietoja ja keskity ratkaisujesi esittelyyn sekä aitoon yhteistyöhön.

Voiko myyjä itse järjestää markkinavuoropuhelun?

Lyhyesti: kyllä voi! Jos markkinavuoropuhelua ei järjestetä virallisesti, myyjä voi itse käynnistää keskustelun hankintayksikön kanssa oma-aloitteisesti. Tämä on täysin sallittua ja se voi olla hyvinkin tehokas tapa vaikuttaa hankintayksikön suunnitelmiin ennen suorahankinnan toteuttamista tai virallisen kilpailutuksen alkamista. Hankintalaki (1397/2016) ei estä tarjoajia keskustelemasta hankintayksiköiden kanssa ennen kilpailutuksen alkamista. Tärkeää on, että kaikilla potentiaalisilla tarjoajilla on tasapuoliset mahdollisuudet osallistua kilpailutukseen, eikä keskustelujen perusteella suosita yksittäistä tarjoajaa.

Näin järjestät markkinavuoropuhelun.

1. 1. Tunnista oikeat hankintayksiköt ja valmistelijat. Selvitä kuka on kiinnostunut kuulemaan ratkaisuistasi, ja ketkä ovat hankinnasta päättävät henkilöt. Usein pöytäkirjoissa ja hankintailmoituksissa on mainittuna valmistelijoiden ja muiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot.

1. 1. Ota yhteyttä ja ehdota keskustelua. Voit lähestyä hankintayksikköä sähköpostitse tai puhelimitse ja ehdottaa tapaamista, työpajaa tai tiedotustilaisuutta, jossa esittelet ratkaisujasi, kerrot markkinan kehityksestä ja tarjoat asiantuntemustasi hankintayksiköille, jotta he osaavat huomioida oleelliset asiat tarjouspyynnössänsä

1. Rakenna pitkäjänteistä yhteistyötä. Säännöllinen vuoropuhelu auttaa yritystäsi pysymään mukana, kun uudet kilpailutukset ovat tulossa ja pitämään hankintayksiköt tietoisina palveluistasi ja tuotteistasi.

Hyödynnä Pöytäkirjavahtia varhaisen tiedon saannissa ja proaktiivisessa myynnissä.

Julkisiin hankintoihin liittyvä myynti on usein haastavaa, koska päätöksenteko tapahtuu pitkällä aikavälillä ja tieto hankintatarpeista voi olla hajanaista. Pöytäkirjavahti antaa yrityksellesi mahdollisuuden toimia proaktiivisesti, rakentaa suhteita hankintayksiköihin ja parantaa voittomahdollisuuksiasi julkisissa kilpailutuksissa. Hyödynnä dataa ja ole mukana hankintaprosessissa jo ennen kilpailutuksen alkamista!

• • Tunnista tarpeet ennen kuin ne muuttuvat hankinnoiksi: Pöytäkirjavahti seuraa julkisten toimielinten pöytäkirjoja ja poimii niistä relevantit tiedot yrityksesi tarpeisiin. Näin voit havaita jo varhaisessa vaiheessa, milloin kunnissa, hyvinvointialueilla tai valtion organisaatioissa suunnitellaan hankintoja, joihin voit tarjota ratkaisujasi. Tämä auttaa sinua valmistautumaan tuleviin markkinointivuoropuheluihin, tietopyyntöihin, tarjouskilpailuihin tai suorahankintoihin.

• • Kohdenna myyntiäsi ja markkinointiasi kuumille liideille: Sen sijaan, että yrittäisit tavoitella julkisia toimijoita sattumanvaraisesti, Pöytäkirjavahti auttaa tunnistamaan ne organisaatiot ja henkilöt, jotka ovat juuri nyt kiinnostuneita tarjoamistasi tuotteista tai palveluista. Tämä säästää aikaa ja tehostaa myyntiäsi.

• • Ota yhteyttä oikeaan aikaan ja oikeaan henkilöön: Kun huomaat, että julkinen toimija suunnittelee hankintaa, voit lähestyä asiasta vastaavaa valmistelijaa tai päättäjää esittämällä ratkaisusi ennen, kuin tarjouspyyntö on edes julkaistu. Tämä antaa mahdollisuuden käynnistää markkinavuoropuhelun ja vaikuttaa hankinnan sisältöön. Pöytäkirjoista tunnistat asiaa valmistelevat henkilöt ja muut päättäjät sekä saat heidän suorat yhteystietonsa.

• Pysy ajan tasalla hankkeiden kehityksestä: Tämä antaa sinulle mahdollisuuden reagoida nopeasti ja toimia tehokkaasti aina, kun hankkeen etenemisestä julkaistaan uusimpia tietoja. Pöytäkirjojen avulla seuraat jokaisen hankkeen vaiheita ja pystyt ennakoimaan, milloin ja mitä toimenpiteitä hankinnassa seuraavaksi tehdään. Tämän avulla et jää paitsi mahdollisuuksista, ja voit optimoida myyntitoimenpiteesi heti, kun hankkeiden uudet tiedot ilmestyvät.

Haluatko kuulla lisää Pöytäkirjavahdista ja kuinka se voisi auttaa juuri sinua menestymään julkisen sektorin kilpailutuksissa?