Talouden tasapainottaminen kunnassa: 5 ansaa, 10 parasta käytäntöä ja 50 kohdan tarkistuslista

Kuntatalouden tasapainottaminen epäonnistuu harvoin siksi, että keinot puuttuisivat. Se epäonnistuu tyypillisesti siksi, että päätös ei muutu budjetiksi, vastuuksi ja arjen toimintatavaksi – tai koska bruttosäästö muuttuu toteutuksessa “toiseksi kuluksi” toisaalla.

Tämä artikkeli kokoaa käytännön opit kuntien julkisista tasapainotusohjelmista ja päätöksistä. Havainnot perustuvat Datagorillan Pöytäkirjavahti-aineistoon, jonka avulla voidaan hakea ja vertailla muiden kuntien päätöksiä (mitä on päätetty, miten on perusteltu ja miten vaikutuksia on arvioitu). Useat kunnat hyödyntävät Pöytäkirjavahtia jo oman valmistelun ja päätösvalmistelun tukena.

Artikkelin sisältö:

1. tunnista 5 tyypillisintä ansaa,
2. kopioi 10 parasta käytäntöä, ja
3. käy läpi 50 kohdan tarkistuslista ennen kuin viet tasapainotusohjelman päätöksentekoon.

*****

Tutustu myös Datagorillan kokoamaan Kuntatalous 360 – työkalupakettiin, joka kokoaa talouden tasapainottamisen prosessin ohjeen ja yli 100 hyväksi todettua talouden tasapainottamistoimenpidettä yhteen. Kuntatalous 360 – työkalupaketti on maksuton kunnille, joilla on Pöytäkirjavahti -palvelu käytössä. Pyydä maksuton kuponki tuotteen tilaamiseksi osoitteesta asiakaspalvelu@datagorilla.fi

*****

Miksi tasapainotus epäonnistuu: 5 ansaa (ja miten ne vältetään)

1) Säästö ei näy budjetissa

Miltä se näyttää käytännössä: Tasapainotusohjelmassa on toimenpide ja euromäärä, mutta talousarvion määräraha ei muutu. Toimenpide jää ohjelmatason tavoitteeksi, ja toteuma jatkaa vanhaa rataa.

Miksi tämä tapahtuu:

• päätös tehdään “ohjelmasta” mutta ei yksittäisestä toimeenpanosta
• säästön budjettikohta (momentti) jää määrittämättä
• säästö perustuu käyttäytymisen muutokseen (esim. poissaolot), mutta sitä ei muuteta euro-ohjaukseksi

Korjaus: Ota käyttöön budjettikirjaussääntö

• Jokaiselle toimenpiteelle nimetään budjettirivi(t), joihin muutos kirjataan (meno tai tulo).
• Jos säästö syntyy välillisesti (esim. sijaiset, ylitöiden väheneminen), tee päätöksen rinnalle:
  • varovainen määrärahan alentaminen ja
  • kvartaaleittainen seuranta (toteuma–ennuste–poikkeama)
• Toimenpiteelle nimetään omistaja (viranhaltija) ja päätösomistaja (toimielin).

2) Säästö kompensoituu toisella momentilla

Miltä se näyttää käytännössä: Toimiala leikkaa, mutta kustannus ilmestyy toisaalle: ostopalveluihin, kuljetuksiin, sijaisiin, muutostöihin, investointeihin tai tilakuluihin. Paperilla säästetään – nettovaikutus jää pieneksi tai kääntyy miinukselle.

Tyypillinen kompensaatio:

• lomautus → sijaiskulut/ostopalvelut kasvavat
• palveluverkon muutos → kuljetuskustannukset ja muutostyöt syövät säästön
• sopimuksen supistus → hinnoittelumalli nostaa yksikköhintaa
• reitti- tai aukioloaikamuutos → palvelu järjestetään kiertotietä

Korjaus: Tee nettovaikutus pakolliseksi
Hyväksy jatkoon vain toimenpiteet, joilla on laskettu:

• bruttovaikutus (€)
• miinus korvaavat kustannukset (sijaiset, osto, kuljetus, muutostyöt, ICT, viestintä)
• miinus kertaluonteiset kulut ja ajoitus (milloin vaikutus alkaa)
• = nettovaikutus €/vuosi ja vuosipolku (1–5 vuotta)

3) Nettovaikutusta ei lasketa (tai se on “arvio ilman mallia”)

Miltä se näyttää käytännössä: Listassa on “keinoja”, mutta ne eivät ole päätöskelpoisia. Eurot ovat hataria, aikataulu puuttuu ja riippuvuudet (YT, sopimukset, investoinnit) ovat auki.

Miksi tämä tapahtuu:

• keinot kerätään kiireessä, mutta yhtenäinen laskentamalli puuttuu
• sama euromalli ei toistu toimialalta toiselle
• korvaavia kustannuksia ei kirjata näkyviin

Korjaus: Käytä aina toimenpidekorttia (1 sivu per toimi)
Pakolliset kentät:

• Mitä (rajaukset)
• Miksi (kustannusajuri)
• Milloin (alkamisvuosi + täysvaikutusvuosi)
• Nettovaikutus (€/vuosi + vuosipolku)
• Korvaavat kustannukset ja riippuvuudet (YT/sopimukset/investoinnit)
• Riskit ja lieventäminen
• Mittarit (eurot + operatiiviset)
• Päätöspolku (toimielin) + omistaja

4) Kertaluonteinen peittää rakenteellisen

Miltä se näyttää käytännössä: Ohjelma näyttää tasapainoiselta yhden vuoden tai kahden horisontissa, mutta mukana on kertaluonteisia eriä (myynnit, tuloutukset, sijoitusten kotiutus, järjestelyerät). Seuraavana vuonna ongelma palaa.

Miksi tämä on vaarallista:

• kertaluonteinen paikkaa kassaa, mutta ei korjaa menojen rakennetta
• päätöksenteko “rauhoittuu” liian aikaisin
• pysyvät toimet jäävät tekemättä, koska kokonaisuus näyttää paperilla hyvältä

Korjaus: Erota raportoinnissa aina:

• pysyvät vaikutukset (€/vuosi)
• kertaluonteiset vaikutukset (€/vuosi + toteutusvuosi)
  Ja tee yksi yksinkertainen kuva/taulukko:
  rakenteellinen alijäämä vs pysyvät toimet.

5) Omistajuus puuttuu (ja aikataulu vuotaa)

Miltä se näyttää käytännössä: Ohjelma käynnistyy, mutta päätökset siirtyvät, valmistelu hajautuu, “asia jätetään pöydälle” ja talousarviorunko lukittuu ennen kuin sopeutus on päätetty.

Miksi tämä tapahtuu:

• päätöksentekoikkunat eivät ole master-aikataulussa
• YT-minimiajat ja budjettiprosessi eivät ole synkassa
• ei ole päätöslokia eikä riskirekisteriä

Korjaus: Rakenna master-aikataulu takaperin

• TA/TS-kehyslukot → päätösikkunat → valmistelun portit → YT-ikkunat
• Ohjausryhmälle kahden viikon päätösrytmi intensiivijaksolla
• Päätösloki: “päätös – budjettikohta – omistaja – aikataulu – toteuma”
• Pidä varakeinopankki: jos toteuma uhkaa jäädä vajaaksi, korjauspaketti käyntiin saman vuoden aikana.

Kuntien parhaat käytännöt: 10 käytäntöä, jotka kannattaa kopioida

1. Euromääräinen tavoite + vuosipolku (pysyvä ja kertaluonteinen erikseen).
2. Toimenpidekohtainen päätös ja budjettikytkentä: ei “ohjelmatason säästöjä”.
3. Osavuosiseuranta euroina (toteuma–ennuste–poikkeama) ja päätösvalmiit korjausliikkeet.
4. Pysyvä vs kertaluonteinen pakolliseksi jokaisessa toimenpiteessä ja raportissa.
5. Vakioitu vaikutusarviointi: palvelutaso, henkilöstö, lapset/nuoret, elinvoima, riskit.
6. Minimitaso ja “mitä ei enää tehdä” vapaaehtoisissa palveluissa – rehellisesti päätöksiin.
7. Investointien porttimalli (go/no-go): tarve → vaihtoehdot → elinkaarikustannus → rahoitus → päätös.
8. Sopimusinventaario ja optioiden hallinta: ei-strategiset ostopalvelut karsintaan, optiot päätetään tietoisesti.
9. Päätösloki + riskirekisteri: kuka omistaa toimenpiteen ja mikä voi estää toteuman.
10. “Tavoite vs esitys” -taulu toimialoittain: läpinäkyvyys nostaa tekemisen laatua ja nopeuttaa päätöksentekoa.

Mistä eurot tyypillisesti syntyvät? (keinopankin käytännön runko)

Kun kunta rakentaa keinopankkia, kannattaa erottaa kaksi asiaa:

1. Nopeat hyödyt (0–12 kk): sopimukset, pienet vuodot, maksutaksat, lisenssit, sijaiskäytön hallinta, aukioloajat.
2. Rakenteelliset toimet (12–60 kk): palveluverkko, tilatehokkuus, henkilöstörakenne, investointien vaiheistus, konserniohjaus ja vuokrat.

Käytännössä vahvimmat kokonaisuudet (mutta myös poliittisesti vaikeimmat) ovat usein:

• palveluverkko ja tilat (käyttöaste, neliöt, koulu/päiväkoti-verkko, väistöt)
• henkilöstön rakenteellinen ohjaus (täyttölupa, tehtävärakenne, poissaolot, sijaismalli)
• tulot ja maksut (maksutaksa, indeksiehto, lupamaksut, vuokrat, kiinteistövero)
• hankinnat ja sopimukset (inventaario, kilpailutus, sopimusohjaus, ICT-lisenssit)

50 kohdan tarkistuslista talouden tasapainottamiseen (lataa myös PDF)

Alla oleva lista on tarkoitettu viimeiseksi “laadunvarmistukseksi” ennen kuin viette ohjelman päätöksentekoon. Jos useaan kohtaan vastataan “ei tiedetä” tai “ei”, riski paperisäästöön kasvaa nopeasti.

1) Talousohjaus ja päätöksenteko (mikrotason ohjaus)

1. Onko käytössä “hiljaisia” ylitysoikeuksia, joita ei käsitellä poliittisesti?
2. Tehdäänkö talousarvion sisäisiä siirtoja vuoden aikana ilman vaikutusarviointia?
3. Onko säästö kirjattu bruttona, vaikka netto on pienempi?
4. Jatkuvatko menot “edellisvuoden perusteella” ilman uutta päätöstä?
5. Oletetaanko kertaluonteisten toimien vaikutus virheellisesti pysyväksi?

2) Henkilöstö – käytännön mikrokeinot

6. Hyväksytäänkö sijaisia automaattisesti ilman esihenkilöpäätöstä?
7. Onko olemassa vertailu: sijaiset vs ostopalvelut – kumpi on aidosti halvempi?
8. Seurataanko ilta-, yö- ja viikonloppulisien kertymää yksiköittäin?
9. Poistaako palkaton vapaa kustannusta vai synnyttääkö sijaiskulun?
10. Onko varallaolo ylimitoitettu suhteessa todelliseen tarpeeseen?
11. Onko tehtäväkohtainen tuottavuusvertailu tehty yksiköiden välillä?

3) Ruoka- ja siivouspalvelut – piilohavainnot

12. Mitataanko ruokahävikki yksikkötasolla vai arvioidaanko?
13. Tunnetaanko erityisruokavalioiden todellinen volyymi (ilmoitettu vs toteutunut)?
14. Sisältyykö ateriahintaan kaikki (hallinto, kuljetus, hävikki, energia)?
15. Siivotaanko vajaakäyttöisiä tiloja “normaalitasolla”?
16. Onko siivouksen ajoitus toiminnallisesti järkevä vai historiallinen?
17. Voidaanko ruoka-, laite- ja tavarakuljetuksia yhdistää?

4) Kuljetukset – yksityiskohtaiset tärpit

18. Ovatko kuljetussopimusten optiot ja indeksiehdot hallussa ja perusteltuja?
19. Tunnetaanko kuljetusten käyttöaste (ajetaanko puolityhjinä)?
20. Onko kuljetuksia, jotka voidaan korvata kävely-/pyöräily-/omatoimijärjestelyin?
21. Onko naapurikuntien kanssa rajanylittäviä kuljetuksia, joita kilpailutetaan erikseen?

5) Palveluverkko ja tilat – ei-ilmeiset säästökohdat

22. unnetaanko tilojen todellinen käyttöaika (tunnit/viikko)?
23. Onko päällekkäistä toimintaa eri rakennuksissa tai toimialoilla?
24. Ovatko “väliaikaiset ratkaisut” muuttuneet pysyviksi kustannuksiksi?
25. Jatkuvatko väistötilojen vuokrasopimukset ilman aktiivista tarvetta?
26. Poikkeaako siivous- ja huoltokustannus per käyttäjä selvästi keskiarvosta?

6) Hankinnat ja sopimukset – nyanssit

27. Jatkuvatko sopimukset automaattisesti (irtisanomisajat unohtuneet)?
28. Onko useita alle kynnysarvon hankintoja samasta asiasta (kokonaisohjaus puuttuu)?
29. Käytetäänkö konsultteja ilman tavoiteasetantaa ja tulosmittareita?
30. Onko sopimuksia päällekkäin eri toimialoilla (sama palvelu monelta toimittajalta)?
31. Maksetaanko ICT-kapasiteetista, jota ei käytetä (“varmuusmarginaalit”)?

7) Maksut ja tulot – pienet mutta toistuvat

32. Kuinka nopeasti lasku lähtee tapahtumasta (perintäviiveet)?
33. Ovatko maksuvapautusten perusteet levinneet liian laajoiksi?
34. Onko tilojen vuokraus alihinnoiteltu “historiallisella hinnalla”?
35. Toistuvatko pienet vahinkomenot ilman juurisyyanalyysiä?

8) Konserni ja yhtiöt – hienovaraiset tärpit

36. Ovatko yhtiöiden hallintokulut suhteessa toimintaan ylimitoitettuja?
37. Onko konsernin sisäisten palveluostojen hinnoittelu markkinaehtoista ja läpinäkyvää?
38. Onko sisäisessä vuokrakierrossa nettohyötyä vai vain rahan siirtelyä?
39. Seisooko yhtiöiden kassaa passiivisena ilman tuottopolitiikkaa?

9) Investoinnit ja tekninen toimi – tarkennukset

40. Voidaanko ylläpitoinvestointeja ajoittaa kustannustehokkaammin?
41. Arvioidaanko ratkaisujen vaikutus elinkaarikustannuksiin (ei vain investointisummaa)?
42. Onko teknisen toimen työnjako optimaalinen (itse vs osto oikeaan kohtaan)?

10) Kulttuuri, vapaa-aika ja avustukset

43. Onko avustuksille vaikuttavuusmittarit (vastine euroille)?
44. Onko yhdistysten maksuttoman tilankäytön laajuus tiedossa euroina?
45. Lasketaanko tapahtumien todellinen nettokustannus (sis. tukipalvelut)?

11) Toteutus – miksi säästö ei toteudu?

46. Päätös tehty, mutta määräraha jäi ennalleen.
47. Säästö kompensoituu toisella momentilla.
48. Vastuut epäselviä: kukaan ei omista toimenpidettä.
49. Seuranta puuttuu: ei mittaria → ei vaikutusta.
50. Muutos jää viestittämättä: kenttä toimii vanhalla tavalla.

Näin hyödynnät Pöytäkirjavahtia tasapainotuksen valmistelussa

Kun valmistelu etenee, pelkkä “idea keinosta” ei riitä. Tarvitaan päätöskelpoinen esitys: eurot, riskit, päätöspolku ja toimeenpanon malli. Pöytäkirjavahti tukee tätä neljällä tavalla:

1. Benchmark: mitä muut kunnat ovat päättäneet (teema, toimenpidetyyppi, ajoitus).
2. Päätöstekstit: miten hyvät perustelut on kirjoitettu (mitä riskejä on tunnistettu, mitä rajauksia tehty).
3. Nettologiikka: mitä korvaavia kustannuksia on huomioitu (sijaiset, osto, kuljetus, muutostyöt).
4. Toimeenpano ja rytmi: miten aikataulut on kytketty TA/TS-prosessiin ja YT-ikkunoihin

Haluatko tämän valmiina pakettina? Tilaa KUNTATALOUS 360 – työkalupaketti

Jos haluatte ottaa käyttöön edellä kuvatun mallin valmiina työkalupakkina (ohje + toimenpidepankki + päätös- ja seurantapohjat), KUNTATALOUS 360 kokoaa sen yhdeksi kokonaisuudeksi:

• Prosessiohje: projektin johto, päätöspolku, budjettikytkentä, YT-rytmi, seuranta
• Laaja toimenpidepankki (ohjaus, henkilöstö, tukipalvelut, kuljetukset, palveluverkko/tilat, hankinnat/ICT, tulot ja konserni)
• Valmiit pohjat: toimenpidekortti, päätösloki, riskirekisteri, seurantaraportti
• Tarkistuslistat: “50 kohdan” laadunvarmistus + päättäjän tiivis kysymyspatteristo

Datagorillan Pöytäkirjavahti-asiakkaille KUNTATALOUS 360 – työkalupaketti voidaan toimittaa osana asiakkuutta (asiakasetuna).